Con la reforma laboral 2025, la afiliación de aprendices al sistema de seguridad social cambió. Ahora, las empresas patrocinadoras deben cumplir nuevas reglas en salud, pensión y riesgos laborales, según la etapa de formación del aprendiz. En este blog te contamos, paso a paso, cómo hacerlo correctamente y evitar sanciones.

La afiliación de aprendices al sistema de seguridad social es una obligación que tienen las empresas patrocinadoras una vez se suscribe el contrato laboral de aprendizaje. A continuación, descubre a qué subsistemas se deben afiliar y cotizar, cuál es la base de cotización y qué tipo de planilla se debe usar.

El artículo 21 de la Ley de reforma laboral 2466 de 2025, introdujo modificaciones sustanciales en la forma en que las empresas deben vincular a los aprendices del Sena, convirtiendo el contrato de aprendizaje en un contrato laboral especial que en la fase práctica incluye todas las prestaciones sociales.

En Colombia, todas las empresas privadas que desarrollen cualquier tipo de actividad económica diferente de la construcción y que ocupen quince (15) o más trabajadores están obligadas a contratar aprendices. La vinculación de aprendices se realiza mediante la figura legal del contrato de aprendizaje como forma especial de contratación dentro del derecho laboral.

¿Qué es el contrato de aprendizaje?

El contrato de aprendizaje es una forma especial de vinculación laboral mediante la cual una persona natural lleva a cabo una formación teórico-práctica en una institución educativa autorizada. A cambio, una empresa patrocinadora proporciona los medios para adquirir la formación profesional necesaria, implicando que el aprendiz se desempeñe en la empresa y reciba un apoyo de sostenimiento mensual.

La finalidad de este contrato es facilitar la formación del aprendiz, involucrando a tres partes:

1. Estudiante o aprendiz: persona natural que desarrolla una formación teórico-práctica.
2. Entidad autorizada: institución donde el aprendiz se matricula para llevar a cabo su formación.
3. Empresa patrocinadora: proporciona los medios para que el aprendiz adquiera formación en una profesión u oficio.

El contrato de aprendizaje debe constar por escrito, no puede tener una duración superior a tres (3) años.

Es importante mencionar que, una vez suscrito el contrato de aprendizaje, este debe ser registrado en el sistema de gestión virtual de aprendices –SGVA– para que el Sena pueda verificar que se está cumpliendo con la cuota obligatoria de aprendices y que se están realizando oportunamente los aportes al sistema de seguridad social.

¿Qué es el apoyo de sostenimiento para aprendices?

El apoyo de sostenimiento es una ayuda económica mensual reconocida al aprendiz a cargo de la empresa patrocinadora. Tiene como finalidad cubrir algunos gastos básicos asociados con su formación, como transporte, alimentación, vestuario, etc.

Es importante recordar que en la etapa práctica el apoyo de sostenimiento será equivalente al 100 % de un (1) SMMLV, y en la etapa lectiva será del 75 % de un (1) SMMLV. Además, si se trata de formación dual recibirá el 75 % el primer año y el 100 % durante el segundo año.

Número de aprendices que se deben vincular

Para determinar el número mínimo obligatorio de aprendices que deben ser vinculados por cada empresa, se deben aplicar las siguientes reglas:

1. Un (1) aprendiz por cada 20 trabajadores, y uno adicional por fracción de diez (10) o superior que no exceda de veinte.
2. Las empresas que tengan entre 15 y 20 trabajadores deberán contar con un (1) aprendiz.

Por ejemplo, si una empresa tiene 52 trabajadores, debe contratar 3 aprendices: 2 aprendices por los primeros 40 empleados y 1 aprendiz por los 12 empleados restantes.

Modalidades de formación que pueden incluirse en un contrato de aprendizaje

La Ley 789 de 2002 habilita las siguientes modalidades de formación para que sean objeto del contrato de aprendizaje, previa autorización del Sena (artículo 31):

• Aprendices Sena.
• Estudiantes de los programas de educación superior (técnico profesional, tecnólogo o estudiantes universitarios).
• Estudiantes de formación para el trabajo con certificación de calidad.
• Alumnos de educación media (técnicos).

Afiliación de aprendices al sistema de seguridad social

A través de la Circular Externa 0083 de julio 18 de 2025 el Ministerio del Trabajo ha informado que conforme al análisis efectuado y considerando lo indicado por el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo, los aprendices tendrán derecho al reconocimiento y pago de lo siguiente:

Durante la etapa lectiva: el aprendiz estará afiliado al sistema de seguridad social en salud y riesgos laborales, con el pago total a cargo de la empresa, bajo la modalidad de trabajador dependiente.

Durante la etapa práctica o la formación dual: el aprendiz estará afiliado al sistema de riesgos laborales en relación con el nivel del riesgo de la empresa y sus funciones, además estará afiliado al sistema de seguridad social integral en pensiones y salud como trabajador dependiente, con derecho a recibir todas las prestaciones, auxilios y demás beneficios propios de un contrato laboral.

¿Cuál es la Pila a utilizar?

A través de la Circular Externa 0083 de julio 18 de 2025 el Ministerio del Trabajo ha informado que conforme al análisis efectuado y considerando lo indicado por el artículo 81 del Código Sustantivo del Trabajo, a partir del 1 de agosto de 2025 la empresa patrocinadora deberá realizar la cotización en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – Pila, de acuerdo con las siguientes pautas:

Para aprendices en etapa lectiva: el pago se debe realizar a través de la planilla tipo E – Empleados, como tipo de aportante “1 – Empleador” y como tipo de cotizante 19 – Aprendiz en etapa productiva”.

Para aprendices en etapa práctica y formación dual: se debe usar la planilla E – Empleados, el tipo de aportante “1 – Empleador” y el tipo de cotizante “1 – Dependiente”.

Esta obligación aplica cuando el aporte a salud sea por el mes de agosto de 2025 en adelante, y para los demás subsistemas desde julio del mismo año. Además, deberá indicarse el campo «Exonerado aporte patronal en salud, Sena e ICBF» según aplique en cada caso.